Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité s’applique sur tous les sites et plateformes édités par la société Ventus, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Rouen sous le numéro 91798296900011, dont le siège social est situé au : 14 Chemin des tilleuls 76130 Mont Saint Aignan, représentée par DE SA FERREIRA Anthony en sa qualité de Président (ci-après « la Société » ou « SMS Meeting»), et notamment le site internet accessible à l’adresse URL : https://sms-meeting.com (ci-après « le Site »).

La Société propose via le Site divers services présentés dans les Conditions Générales de Services (ci-après « les Services »).

La société, attachée au respect des droits individuels, spécialement en ce qui concerne le traitement automatisé des données, et désireuse de faire preuve de transparence envers ses clients, a élaboré une politique qui détaille ces traitements, leurs objectifs, ainsi que les options disponibles pour les personnes souhaitant exercer leurs droits efficacement.

SMS Meeting s’engage à prendre les mesures nécessaires pour assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données personnelles, conformément aux lois en vigueur en France et dans l’Union Européenne. Cela inclut le respect du Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) UE 2016/679 du 27 avril 2016 et des législations nationales mises en œuvre. Pour plus d’informations sur la protection des données personnelles, veuillez visiter le site : https://www.cnil.fr/fr.

SMS Meeting vous encourage à examiner cette Politique attentivement pour appréhender les pratiques concernant vos Données Personnelles. Nous nous engageons fermement à adhérer aux deux principes fondamentaux suivants :

• Vous conservez le contrôle total de vos données personnelles.
• Le traitement de vos données se fait de manière ouverte, confidentielle et sûre.

Le responsable de traitement est la société Ventus, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Rouen sous le numéro 91798296900011, dont le siège social est situé au : 14 Chemin des tilleuls 76130 Mont Saint Aignan

SMS Meeting assure le rôle du Responsable de traitement pour les activités suivantes :

1. Gestion des demandes de contact
2. Gestion des comptes clients
3. Lutte contre la fraude
4. Cookies

Notre Délégué à la Protection des Données (DPO) est disponible pour traiter toutes vos demandes, y compris celles concernant l’exercice de vos droits, en lien avec vos données personnelles.

Vous pouvez le joindre :

• Soit par mail à l’adresse suivante : dpo@sms-meeting.com ;
• Soit par courrier : 14 Chemin des tilleuls 76130 Mont Saint Aignan.

Chez SMS Meeting, nous gérons deux catégories de données qu’il est essentiel de distinguer :

• Données des utilisateurs collectées : Ce sont les données que nous recueillons à votre sujet, essentielles pour diverses applications expliquées plus en détail dans ce document d’information.
• Données des destinataires collectées : Ce sont les données que vous récoltez sur vos clients, importantes pour différents usages précisés dans l’Accord de Protection des Données joint aux Conditions Générales de Vente.

Les données personnelles recueillies par SMS Meeting sont traitées conformément aux buts établis lors de leur collecte, respectant le RGPD et les recommandations de la CNIL.

Vous trouverez ci-dessous les détails d’activités de traitement des informations qui vous concernent.

La gestion des requêtes reçues via le formulaire de contact et le chat vise les buts suivants :

• • Accueil des requêtes ;
  • Orientation vers le service adéquat, et si nécessaire, communication directe avec le demandeur par téléphone ;
  • Traitement et réponse aux demandes formulées électroniquement.

Cette démarche est essentielle pour fournir des réponses spécifiques à vos besoins, justifiant ainsi l’intérêt légitime comme fondement juridique de ce traitement. Lors de l’utilisation du chat, votre premier contact sera avec un robot, suivi d’un échange avec un membre de l’équipe SMS Meeting. Ce processus repose sur votre accord explicite.

La gestion des comptes clients chez SMS Meeting, dès l’inscription et tout au long de notre relation commerciale, inclut les aspects suivants :

• Création de votre compte SMS Meeting suite à votre demande pour nos services ;
• Suivi et gestion de notre relation client ;
• Fonctionnement optimal des services proposés ;
• Identification de votre pays de connexion via adresse IP pour ajuster la langue et les tarifs ;
• Initiatives marketing, comme l’envoi de newsletters sur les services de votre intérêt ;
• Communication d’informations concernant votre compte et les services utilisés.

Ce processus repose sur la nécessité d’exécuter le contrat auquel vous avez adhéré.

Les mesures anti-fraude visent à :

• Identifier et bloquer les utilisateurs se livrant à des activités frauduleuses ;
• Administrer les dispositifs empêchant l’envoi de SMS frauduleux ;
• Garantir le bon déroulement des services proposés ;
• Prévenir et gérer les problèmes de sécurité;

Cette démarche repose sur notre intérêt légitime à détecter ceux qui exploitent abusivement nos services, en recueillant les adresses IP pour les bloquer au besoin au niveau de l’application ou du pare-feu.

Les activités liées à ce traitement ont pour buts :

• Analyser le parcours des utilisateurs sur le site ;
• Évaluer l’audience du site ;
• Faciliter ou réaliser l’envoi de communications via un réseau de communications électroniques ;
• Offrir un service spécifiquement sollicité par l’abonné ou l’utilisateur. Les données de « Web Analytics », recueillies via des adresses IP par Google Analytics, nous aident à comprendre le trafic sur notre site, à suivre les visites et à identifier les erreurs pour enrichir l’expérience utilisateur.

Ce processus repose sur l’intérêt légitime pour les cookies nécessaires et sur le consentement pour les autres types de cookies.

Lors de la collecte, nous indiquons si les données personnelles demandées sont obligatoires ou facultatives, ainsi que les conséquences possibles en cas de non-fourniture. Vous trouverez ci-dessous une description des types de données personnelles que nous pouvons détenir à votre sujet.

Note importante : Les informations ci-dessous ne visent pas à être complètes, mais à vous donner un aperçu des types de données que SMS Meeting peut traiter.

Données fournies par vous : Ces données incluent celles que vous nous envoyez en remplissant des formulaires, en communiquant via le chat, par email, ou en utilisant nos services ; Données collectées automatiquement : Grâce aux cookies, nous recueillons des informations de type « Web Analytics » sur votre navigation.

Voici les données que nous collectons :

• Identité (nom, prénom) ;
• Informations professionnelles (nom et adresse de votre entreprise) ;
• Coordonnées (numéro de téléphone, adresse email) ;
• Votre adresse IP ;
• Informations de connexion (cookies, adresse IP) ;
• Les données envoyées par SMS à vos clients.

Vous nous fournissez ces informations quand :

• Vous remplissez des formulaires de contact ou d’inscription sur notre site ;
• Vous communiquez avec nous par les divers moyens proposés sur le site (téléphone, email, chat) ;
• Vous naviguez sur notre site ;
• Vous utilisez nos services.

Principalement, nous sommes les premiers destinataires de vos données pour le traitement de vos commandes et la gestion de notre relation client. En interne, cela concerne notre service informatique, notre service client et notre service de communication, chacun ayant des autorisations dédiées.

Vos données personnelles peuvent également être partagées avec nos partenaires, comme les prestataires de paiement, notre hébergeur, les services de livraison, ainsi que d’autres fournisseurs de services et plateformes externes.

D’autres entités pouvant accéder à vos informations incluent, selon le contexte, les autorités judiciaires, médiateurs, auditeurs, avocats, huissiers et agences de recouvrement, ainsi que toute tierce partie pouvant utiliser des cookies sur vos appareils avec votre accord (voir notre Politique de cookies pour plus de détails).

Nous assurons que vos données personnelles ne sont pas partagées, échangées, vendues ou louées sans votre autorisation explicite, en respectant les lois et réglementations en vigueur.

Nous ne gardons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire pour les objectifs pour lesquels elles ont été recueillies.

Pour les données liées à votre abonnement à nos services :

• Elles sont conservées pendant la durée de notre relation commerciale plus un maximum de 3 ans après sa fin, notamment certaines données de facturation pour répondre à nos obligations comptables.

Pour l’envoi de notre newsletter ou d’informations sur nos produits :

• Si vous êtes client, vos données pour la prospection commerciale sont gardées jusqu’à 3 ans après la fin de notre relation commerciale.
• Si vous êtes prospect et non client, vos données sont conservées 3 ans après leur collecte ou votre dernier contact.
• Après ces 3 ans, nous vous demanderons si vous souhaitez continuer à recevoir nos communications commerciales. Sans réponse affirmative de votre part, vos données seront supprimées ou archivées.

Concernant les données incluses dans les SMS envoyés à vos clients, le contenu des SMS est conservé pour une durée maximale de 6 mois.

Dans certaines situations, vos données personnelles peuvent être stockées sur des serveurs situés hors de l’EEE.

Cela concerne notamment le transfert d’informations à nos partenaires, comme Google, qui peut héberger des données sur des serveurs aux États-Unis. Pour garantir la sécurité et le respect du RGPD, nous avons mis en place des clauses contractuelles types validées par la Commission Européenne, conformément à l’article 46 du RGPD.

Pour consulter les documents attestant de ces garanties, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données par email à dpo@sms-meeting.com.

SMS Meeting adhère strictement au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, garantissant la sécurité et la confidentialité de vos données.

Nous déployons toutes les mesures techniques et administratives requises pour sécuriser le traitement de vos données personnelles et protéger les informations que nous recueillons.

Dans cet esprit, nous adoptons toutes les mesures nécessaires pour protéger vos données contre toute altération, dommage, ou accès par des tiers non autorisés, incluant la sécurisation physique de nos installations, l’utilisation de protocoles https, et le suivi précis des accès aux applications internes.

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez des droits suivants :

Droit d’information sur le traitement des Données Personnelles
SMS Meeting s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour délivrer une information concise, transparente et accessible sur les conditions de traitement de vos Données Personnelles.

Droit d’accès aux Données Personnelles
Vous pouvez accéder à vos Données Personnelles faisant l’objet d’un traitement par SMS Meeting et disposez du droit d’en recevoir une copie sous forme électronique (pour toute copie supplémentaire, SMS Meeting sera en droit d’exiger le règlement de frais basés sur les coûts administratifs occasionnés).

Droit d’effacement (« droit à l’oubli ») et de rectification des Données Personnelles
Vous avez le droit de demander l’effacement et/ou la rectification des Données Personnelles le concernant lorsque celles-ci sont erronées ou obsolètes. Il est précisé que SMS Meeting pourra conserver certaines Données Personnelles lorsque la loi le lui imposera ou en cas de motif légitime. Il est possible que si vos données personnelles sont effacées suite à votre demande et avant l’expiration de la durée de conservation valable, cela puisse nous empêcher de vous fournir les services que vous attendez de nous.

Droit d’opposition
Vous pouvez vous opposer à tout moment pour des motifs légitimes à la réutilisation de vos Données Personnelles pour des traitements différents que ceux notifiés, sauf en cas d’exécution par SMS Meeting de l’une de ses obligations légales. Nous aimerions mettre l’accent sur ce droit qui vous concerne plus spécialement en tant que professionnels, lorsque vous ne souhaitez plus recevoir des informations commerciales de notre part.

Droit à la limitation des traitements des Données Personnelles
Vous disposez du droit de demander que les traitements effectués sur vos Données Personnelles soient limités à ce qui est nécessaire. Ce droit est applicable seulement :

• Si vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;
• Si vous pouvez établir que le traitement de vos Données Personnelles est illicite et demande une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement ;
• Si SMS Meeting n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• Si vous vous opposez aux traitements fondés sur un intérêt légitime que nous poursuivons en tant que Responsable de traitement, ayant confirmé que les intérêts légitimes poursuivis par nous prévalent sur les vôtres.

Droit de réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Si vous estimez que les efforts mis en œuvre par SMS Meeting pour préserver la confidentialité des Données Personnelles ne garantissent pas le respect de vos droits, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (CNIL ou toute autre autorité mentionnée sur la liste disponible auprès de la Commission européenne).

Vous pouvez exercer tous vos droits précités par mail en vous adressant à notre délégué à la protection des données, sur son adresse mail à dpo@sms-meeting.com.

Le site de SMS Meeting n’est pas conçu pour les mineurs. Nous ne recueillons pas sciemment des données personnelles de personnes de moins de 15 ans.

SMS Meeting peut modifier cette Politique à tout moment pour se conformer aux changements législatifs et réglementaires ou pour l’améliorer.

Si des modifications sont apportées, une version actualisée sera publiée en ligne, indiquant la date de la « Dernière mise à jour ».

Les « cookies », ou témoins de connexion, sont de petits fichiers textes qui nous aident à identifier votre ordinateur, tablette ou mobile afin de personnaliser les services proposés.

Afin de vous fournir une vue claire sur les données recueillies par les cookies, voici un tableau détaillant les différents cookies pouvant être utilisés sur notre site web, incluant leur nom, objectif et durée de conservation :