Guide de démarrage rapide

SMS Meeting est une solution destinée uniquement aux professionnels, notre formulaire de création de compte est relié aux bases de données des entreprises de chaque pays pour lesquels nos services sont disponibles. Commencez par renseigner le numéro d’identification de votre entreprise en fonction de votre pays. (exemple : pour les organisations situées en France, le Siret est obligatoire).

Une fois votre entreprise trouvée, vous devrez remplir les informations relative à la personne qui va administrer le compte de votre organisation. Nous ne demandons que les informations que nous jugeons indispensable au bon fonctionnement de nos services.

Une fois connecté, vous arrivez sur votre tableau de bord. Cette page, vous offre une vue rapide sur votre offre en cours, votre solde de SMS et quelques informations clés disponible sous la forme de carte. ( exemple : Guide Premier Pas, Offre de parrainage, Centre d’assistance)  Chaque nouveau client dispose automatiquement d’un essai gratuit de 14 Jours à SMS Meeting. (Voir conditions)  A partir de Maintenant, vous pouvez soit :

• Vous rendre à l’étape 5 ( personnaliser Message SMS). Si vous êtes l’utilisateur qui va utiliser SMS Meeting
• Poursuivre ce guide, si vous avez créer ce compte pour le compte d’un autre utilisateur dans votre organisation.

Avant de pouvoir envoyer vos rappels de RDV par SMS depuis votre client de messagerie comme Outlook, vous devez d’abord créer un Utilisateur ( La personne qui va envoyer les SMS ) et lui affecter une licence lui permettant d’utiliser SMS meeting.

Dans le menu principal,  cliquer sur la section « Utilisateurs » . Dans la section centrale, cliquer sur le bouton « Nouveau ». Remplissez le formulaire et une fois complété presser le bouton « enregistrer »

Note : Dans le choix des rôles : un « utilisateur sans Accès » est un utilisateur ne pouvant pas se connecter à votre portail client, quant un utilisateur de type « Administrateur » peut créer et gérer l’ensemble des données de votre organisation.

Pour pouvoir utiliser SMS Meeting, chaque utilisateur doit se voir affecter une licence. Dans l’étape précédente, nous avons vu : « Comment créer un utilisateur », par conséquent vérifier que celui-ci est disponible dans la liste des utilisateurs et cliquer sur la case à cocher située à gauche de son nom / prénom.

Un menu contextuel apparait, « Affecter une licence (X) ».  le X représente le nombre de licence disponible, si le chiffre est à 0 vous devrez soit : retirer une licence à autre utilisateur soit acheter une nouvelle licence pour cet utilisateur. (Section mon Offre)

Cliquez pour affecter la licence puis vérifier la colonne « licence affectée« . celle ci devrait affiché un « Oui » en vert signifiant que l’utilisateur dispose maintenant d’une licence.

Dans la section « Modèles SMS » , vous trouverez tous les Messages qui seront disponibles depuis votre client de messagerie Outlook.  Par défaut, nous créons un premier modèle, ci celui6ci ne vous convient pas vous pouvez le modifier ou en créer un sur mesure afin de correspondre à votre activité et entreprise.

Note : Vous pouvez intégrer dans vos modèles les Champs dynamiques, exemple : [DATE], [HOUR], [LOCATION], [TITLE] etc.. Ces champs reprendrons automatiquement les données de votre rendez-vous ou réunion.

La section « Connecteurs« , regroupe tous les modules SMS disponibles pour les clients de messagerie.

Télécharger le module SMS en fonction de votre client de messagerie (exemple : Outlook). Une fois télécharger, installez le logiciel sur le poste de l’utilisateur final.

Une fois le connecteurs SMS Meeting installé, vous devrez activer la licence de votre utilisateur depuis l’application.

Version Outlook : Depuis le Ruban, cliquer sur le bouton « Paramètres » de la section SMS meeting. Une nouvelle fenêtre apparait, depuis l’onglet « Sécurité », vérifier que l’adresse email de votre utilisateur est bien la même que celle précisée, puis cliquer sur le bouton « Envoyer le code Magique« . Fermez la fenêtre, consulter votre boite email, Copier le code contenu dans l’email et retourner dans la fenêtre « Paramètres » Onglet sécurité, enfin coller le code et cliquer sur le bouton ‘Vérifier ». 

Une mention verte « valide » doit apparaitre, cela signifie que votre licence est dorénavant activée.

Vous êtes prêt à envoyer votre premier SMS de rappel de rendez-vous depuis votre client de messagerie.

Depuis Outlook : Ouvrez votre calendrier, Créer un nouveau rendez-vous, vous verrez le nouveau Panneau SMS Meeting sur votre droite.

1. Précisez les informations de votre rendez-vous ou réunion. ( Objet, date, heure)
2. Dans le panneau SMS meeting, Choisissez votre modèle de Message
3. Après avoir sélectionné votre modèle, tous les champs seront remplis , vérifier les informations.
4. Dans le champs expéditeur, entrez le numéro de téléphone de votre correspondant exemple « 0612345678 » ( sans point et/ou espace)
5. Enregistrer votre rendez-vous en cliquant sur le bouton « enregistrer et fermer »
6. Vos SMS seront automatiquement envoyés ou programmés en fonction de votre Modèle SMS.